この記事の要点
実運送体制管理簿は、元請事業者が、実際に誰が貨物を運んだのかを記録する制度です。対象となる運送依頼は原則1.5トン以上。2026年4月から元請となる貨物利用運送事業者にも作成義務が広がりました。運送契約時の書面交付と併せて、制度の要点と現場での活用法を整理します。
実運送体制管理簿とは
実運送体制管理簿とは、真荷主から貨物の運送を引き受けた元請事業者が、その運送を別の事業者に委託したときに、実際に運送した事業者（実運送事業者）や請負階層を記録する帳簿です。2025年4月1日から制度が始まりました。
目的は、多重下請構造の「見える化」です。荷主から元請け、一次請け、二次請けへと仕事が流れる中で、実際にどの事業者が運んでいるかを把握するための仕組みです。
誰が、どのような運送で作成するのか
作成義務を負うのは、真荷主から運送を引き受けた元請事業者です。2025年4月の制度開始時点では元請となる貨物自動車運送事業者（貨物軽自動車運送事業者を除く）が対象でしたが、2026年4月1日からは、元請となる貨物利用運送事業者にも作成義務が拡大されました。
対象になるのは、原則として、真荷主から1回の運送依頼で1.5トン以上の貨物を引き受け、その全部または一部について他の運送事業者による運送を利用する場合です。
重量は真荷主からの運送依頼の時点で判断します。荷受人ごとに少量ずつ配送する場合や混載する場合でも、運送依頼・契約の単位によって判断が変わります。反対に、引き受けた貨物をすべて自社で実運送する場合は、管理簿の作成は必要ありません。
スポット輸送は自動的に例外になりません
作成義務には「災害その他緊急やむを得ない場合」の例外がありますが、単に急ぎの仕事・スポット輸送というだけでは該当しません。また、元請以外の運送事業者にも必要情報を通知する義務があるため、取引の中で情報をつなぐことが重要です。
記録する3項目と保存期間
管理簿に記録する中心的な項目は次の3つです。
- 実運送事業者の商号または名称
- 実運送事業者が運ぶ貨物の内容と運送区間
- 実運送事業者の請負階層（一次請け、二次請けなど）
決まった様式はありません。必要な情報がそろっていれば、既存の配車表などを活用できます。紙だけでなく、電子データでの作成・保存も可能です。
作成した管理簿は、当該運送が完了した日から1年間、営業所に据え置く必要があります。真荷主は元請事業者に対して、管理簿の閲覧や謄写を請求することができます。
作成・保存義務に違反した場合は、行政処分等の対象となる可能性があります。下請けから必要な情報が届かないこともあるため、情報を受け取る仕組みを取引の中で決めておくことも大切です。
運送のたびに新しく作らなくてよい場合
真荷主から運送を引き受ける時点で、実際に運ぶ事業者とそこに至るまでの委託関係があらかじめ明らかになっている場合は、運送ごとに管理簿を作る必要がない扱いがあります。
この場合、最初の運送について管理簿を作成し、その後も同じ真荷主について、委託関係と実運送事業者が変わらなければ、貨物の内容や運送区間が変わっても、運送ごとの追加記録は不要です。ただし、実運送事業者や委託関係が1者でも変わった場合には、その運送について記録が必要です。
また、最初に記録した運送から1年が経過した場合は、そこから初めて行う運送について改めて記録する必要があります。
委託先を「いつもの数社」に限定していても、受注時点で実際にどこが運ぶか特定できない場合は、この扱いにはなりません。
運送契約時の書面交付も義務に
実運送体制管理簿とは別に、運送契約を締結するときには、役務の内容やその対価など、法定事項を記載した書面を取り交わす義務があります。荷主とトラック運送事業者等との間の書面の相互交付や、委託先への書面交付などが対象となります。
2026年4月1日からは、貨物利用運送事業者にも該当する書面交付義務が広がっています。この義務は、実運送体制管理簿の「1.5トン以上」という基準と同じものではありません。
ここでいう書面は、必ずしも「契約書」という名称の書類である必要はありません。必要事項が満たされていれば、運送依頼書・送り状・単価表などを組み合わせる方法もあります。また、法定事項が基本契約書で網羅され、内容に変動がない場合などには、個々の運送依頼ごとの交付を省ける扱いもあります。
日々の取引を「いつもの金額で」という口約束だけに頼らず、何を、いくらで引き受けるのかを後から確認できる状態にしておくことが大切です。
「書類仕事が増えただけ」で終わらせない
運送業に携わる皆様の中には、「また面倒な書類仕事が増えた」と感じる方も多いのではないでしょうか。「形だけ適当に書いて出しといて」と言われる場面を想像する方もいるかもしれません。
運行管理者として、そして行政書士として、この状況をただの事務負担で終わらせてほしくないというのが率直な気持ちです。
実際の委託関係や運賃・料金の条件を記録に残すことは、取引の内容を確かめ、必要があれば取引先と話し合うための材料にもなります。書類だけで取引条件が改善するわけではありませんが、曖昧な状態を減らす第一歩にはなるはずです。
言いにくい話こそ、制度と事実を整理して伝える
下請けという立場では、「書面を整えてください」「取引条件を確認したい」と言い出しにくい場合があります。そこで、対立をあおるのではなく、制度の対象となるかを確認したうえで、必要な事実を伝える方法があります。
「今回の取引は、実運送体制管理簿や運送契約時の書面交付について確認が必要だと考えています。どの書類をどちらで整える必要があるか、一緒に確認していただけますか。」
義務の対象であることを確認しないまま、「書類がないと御社が行政処分を受ける」と断定する必要はありません。まず対象となる取引、誰にどの義務があるか、書類の不足は何かを整理することが先です。
法令遵守は、事業を守るための備えです
目指しているのは、教科書どおりのコンプライアンスを一方的に押し付けることではありません。現場で続けられる形で、必要な書類と運用を整えることです。
「今のやり方が適切か自信がない」「書面交付や管理簿をどう運用すればよいか分からない」という場合は、取引と書類の状況を整理するところからご相談ください。制度や必要書類を確認し、運用しやすい形を一緒に考えます。
よくある質問
Q. 何トン以上が対象ですか？
管理簿については、原則として真荷主から1回の運送依頼で引き受けた貨物が1.5トン以上で、全部または一部を他の運送事業者に委託する場合が対象です。
Q. 全部を自社で運ぶ場合も必要ですか？
管理簿の作成は必要ありません。ただし、運送契約時の書面交付義務は別に判断する必要があります。
Q. 急ぎのスポット便なら対象外ですか？
いいえ。急ぎというだけでは、災害その他緊急やむを得ない場合には該当しません。
Q. 毎回、管理簿を作り直すのですか？
委託関係と実運送事業者が受注時点で特定できる固定的な取引では、最初の運送について作成した管理簿を使う扱いがあります。ただし、取引構造が変わった場合や、最初の記録から1年経過した後などは再記録が必要です。
Q. 配車表で代用できますか？
必要事項が記載されていれば活用できます。電子データでの作成・保存も可能です。
Q. 作成しなかった場合はどうなりますか？
行政処分等の対象となる可能性があります。下請けからの情報が届かない場合に備えて、通知の受け取り方を取引先と決めておくと安心です。
根拠・参照資料（2026年10月21日確認）
国土交通省「改正貨物自動車運送事業法Q&A（令和8年3月31日時点）」問2-11〜2-13、問2-21、問4-1〜4-18ほか
国土交通省Q&A（PDF）
国土交通省「トラック適正化二法について」
2026年4月1日施行分の概要
対象・例外は取引の契約関係や運送依頼の単位により異なります。
